Google Documenti è uno degli strumenti che Google ci mette a disposizione come alternativa gratuita a Microsoft Word.
Non è certo l’unico, come saprai, tuttavia nessuno presenta contemporaneamente tutte possibilità offerte da Google Documenti.
In questo articolo ti mostro cos’è nel dettaglio e quali sono le sue principali funzioni.
Google Drive: ovunque grazie al cloud
Google Documenti fa parte della suite di Google Drive, nella quale sono inclusi anche altri software come Google Fogli e Presentazioni, rispettivamente le alternative a Excel e PowerPoint.
Questi strumenti sono molto utili e innovativi soprattutto per un motivo principale: sono sempre disponibili ovunque perché sono sul cloud.
Puoi vedere il cloud come un sistema di server distribuito su internet che per sua natura ha un uptime del 99,9%
Inoltre, Google Documenti è utilizzabile su qualsiasi dispositivo, perché può essere fruito comodamente anche da un normale browser (come Internet Explorer, Firefox e Chrome) e non ha bisogno di particolari app, anche se ce ne sono disponibili per tutti i sistemi..
È possibile gestire qualunque documento: dai preventivi alle fatture, dagli appunti ai documenti di progetti.
Puoi iniziare a creare un documento sul tuo smartphone mentre sei in treno e concluderlo comodamente a casa davanti al tuo PC, o magari aggiungere un dettaglio che ti è venuto in mente guardando la televisione sul tuo iPad.
Puoi dimenticarti di chiavette, dischi esterni e sincronizzazioni: se devi andare a trovare un tuo cliente non devi ricordarti quel preventivo o quel prospetto da presentargli.
Con Google Documenti, semplicemente, porti con te tutto il tuo ufficio!
L’essenza della collaboration
Quante volte ti è capitato di dover scrivere un documento in collaborazione con più persone?
Provi ad aprire quel file che devi completare, ma è bloccato da un altro utente e non puoi lavorare.
Oppure è stato sovrascritto dal tuo collega e puoi dire addio a quelle modifiche che hai fatto…
Beh, usando Google Documenti questi problemi diventano un lontano ricordo! La scrittura collettiva infatti è uno dei punti di forza della suite Drive.
Con Google Documenti puoi scrivere qualsiasi documento in modo collaborativo, ovvero in contemporanea con gli altri utenti.
Vedrai diversi cursori colorati (uno per ogni collaboratore) che si muovono nel documento e che lo compilano con le loro modifiche.
Vedrai comparire parole e frasi e potrai scrivere a tua volta, tutto in contemporanea.
Tutto molto pratico ed efficiente, non trovi? Prova a pensare al tuo lavoro in queso modo, non è magnifico?
E anche condividere un file è un gioco da ragazzi.
Con Google Documenti apri il file, fai click sul pulsante di condivisione, aggiungi le mail dei collaboratori ed è fatta: anche loro potranno avere accesso al documento.
Unico requisito: avere una Gmail, l’email professionale di Google per avere accesso alle funzionalità piene.
Come avrai capito, sono tante le differenza tra Google Documenti e gli altri sistemi tradizionali come Microsoft Office.
E non è finita qui perché il bello deve ancora venire!
Google Documenti: strumento nato per la collaborazione
Come funzionano gli strumenti di collaborazione di Google Documenti?
Gli strumenti principali di collaborazione sono: commenti e suggerimenti, entrambi efficaci per collaborare con i tuoi amici, colleghi, partner.
Utilizzare la funzione commento
Evidenzia il blocco di testo che vuoi commentare, magari perché credi che debba essere rivisto o ampliato.
Clicca sull’icona del commento e Google Documenti evidenzierà il testo e il tuo avatar comparirà sul fumetto a fianco;
A questo punto puoi scrivere il tuo commento che comparirà sulla barra laterale ben in vista.
Chiunque acceda al documento potrà vedere il commento ed eseguire due operazioni:
- rispondere al commento scrivendo il proprio appunto nella barra di testo
- risolvere il commento cliccando sul tasto “Risolvi”.
Questa funzione è davvero utile per creare una discussione, attorno a un progetto ed evidenziarne i progetti e le modifiche.
Utilizzare la funzione suggerimento
Suggerisci modifiche, è un passo in più rispetto al commento appena visto.
Con questa funzione suggerisci letteralmente una modifica, evidenziando il testo interessato e proponendone una nuova versione.
Gli altri utenti potranno accettarla o meno, in caso affermativo, la frase proposta verrà automaticamente inserita all’interno del documento.
Google Documenti e la nuova frontiera dell’office automation
Google Documenti sposta in alto – e di molto – l’asticella della collaborazione aziendale e dello smart working.
È una suite potente, versatile e soprattutto gratuita: nella versione free infatti potrai avere tutte le funzioni disponibili.
Se invece decidi di passare alla versione a professionale farai un ottimo investimento perché avrai a disposizione una serie infinita di vantaggi che in invito a leggere nella nostra sezione dedicata a Google App for Work,