In Italia e nel mondo, molte aziende hanno iniziato a usare Gmail come client di posta ufficiale.
Con Google App for Work è infatti possibile associare il proprio dominio (@azienda.com ) a Gmail e utilizzare la comoda e pratica interfaccia web.
Il suo successo verso utenti business è dovuto a due fattori principali:
- E’ un contenitore che mette a disposizione una notevole quantità di spazio.
- Un account di posta elettronica Gmail garantisce accesso a tanti altri servizi Google come la chat Hangout o l’archiviazione in cloud Drive.
In questo articolo – primo di una serie – vengono illustrati alcuni consigli per rendere Gmail più efficiente possibile, soprattutto per l’ambito lavorativo.
1) Usare Gmail con le categorie
La prima cosa da fare per usare Gmail al meglio è tenere la mailbox ordinata e pulita.
Da qualche tempo Google ha introdotto la novità Categorie, ovvero raggruppamenti di mail predefiniti, suddivisi in Principale, Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum.
Questa novità permette di configurare Gmail in ottimale, permettendo di avere tutte le email raggruppate automaticamente nelle quattro categorie.
In dettaglio, le categorie sono:
Principale: in questa categoria vengono inserite le mail generiche, inviate da contatti in rubrica, quelle che Google considera importanti e quelle che non appartengono a nessuna categoria particolare.
Social: le mail di aggiornamento da facebook, twitter, linkedin e gli altri social network vengono smistate qua.
Promozioni: il contenitore dove vengono inserite tutte le mail promozionali e le newsletter che ti vengono inviate.
Aggiornamenti: qua troviamo conferme di ricevute, estratti conti, fatture
Forum: contiene le mail da forum, gruppi di discussione eccetera.
Ecco come si presenta Gmail suddiviso per categorie
Ogni contenitore, escluso quello principale, è contraddistinto da un colore differente: blu social, verde promozioni, giallo aggiornamenti, viola forum.
Per spostare una mail verso un’altra categoria, è sufficiente trascinarla nel tab corrispondente oppure selezionarla e cliccare sul menù a tendina etichette e assegnare una nuova categoria-
Per attivare o disattivare la suddivisione:
- cliccare sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra,
- selezionare Configura posta in arrivo,
- selezionare o deselezionare le categorie che si vogliono visualizzare o meno,
- fare clic su Salva.
Se si decide di non selezionare, ad esempio, la categoria forum le mail continueranno ad arrivare nel contenitore principale.
2) Attivare le scorciatoie da tastiera
Usare Gmail alla velocità della luce si può: basta attivare le scorciatoie da tastiera.
Gmail è pieno zeppo di scorciatoie da tastiera grazie alle quali è possibile fare – quasi – tutto ciò che si vuole.
Premendo il tasto Shift + ? appare un pop-up la lista completa con tutte le scorciatoie mentre in Gmail. In alternativa, in questa infografica dal sito Visual.ly si possono trovare tutte le scorciatoie con la descrizione grafica.
Per attivare le scorciatoie da tastiera:
- cliccare sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra,
- fare clic su Impostazioni,
- scorrere verso il basso fino alla sezione Scorciatoie da tastiera,
- selezionare Attiva scorciatoie da tastiera,
- fare clic su Salva modifiche in fondo alla pagina.
È possibile anche personalizzare le scorciatoie di default accedere alle Impostazioni, quindi al tab Labs, e attivare Scorciatoie da tastiera personalizzate. A questo punto compare un tab dove poter modificare i comandi a piacimento (N.B.: questa opzione è valida da qualche tempo anche se si sta utilizzando Gmail in Google Apps for Work).
3) Aumentare la sicurezza
Anche se Gmail è molto sicuro di default, è possible che qualche email di spam non venga intercettata e possa finire nella posta in arrivo.
Il sistema antispam, per sua logica di funzionamento, per lavorare al meglio può e deve essere istruito direttamente dall’utente che segnala al sistema quali sono le mail indesiderate.
Nel caso si usi Gmail, è necessario etichettarli come spam selezionando il messaggio e cliccando il punto esclamativo Segnala come spam dal menù in alto.
Ma, volendo aumentare al massimo la sicurezza, è possibile segnalare il mittente pericoloso e bloccarlo
Per farlo, basta premere il pulsante More proprio accanto a Rispondi (una freccia rivolta verso il basso). Una volta che si blocca la persona, tutta la posta che viene inviata da tale indirizzo email in futuro andrà alla cartella spam.
Questa funzione è utile anche se si vuole bloccare un mittente a prescindere dal fatto che invii email spazzatura.
3) Abilitare Undo Send
A tutti quanti è capitato di inviare un’email e un secondo dopo essersi pentito.
Magari ci siamo accorti che il destinatario è sbagliato, oppure abbiamo usato toni troppo duri di cui ci siamo pentiti, le ragioni possono essere tante…
Pentito di avere cliccato il tasto invio? Con Gmail è possibile rimediare…
Usare Gmail ti permette di avere accesso a una particolare funzione, chiamata Undo Send, che permette di annullare l’invio di una email entro un certo periodo di tempo prestabilito.
- cliccare sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra,
- fare clic su Impostazioni,
- cercare l’impostazione che dice Annulla invio,
- attivare la spunta e selezionare nel menù a tendina il tempo di annullamento dell’invio,
- fare clic sul pulsante Salva modifiche.
Per testare questa funzionalità comporre un nuovo messaggio e inviarlo.
Nella parte superiore dello schermo, verrà visualizzato la dicitura Il messaggio è stato inviato – Annulla – Visualizza Messaggio.
Per evitare che il messaggio venga inviato, fare clic sul link Annulla.
Gmail interrompe l’uscita del messaggio, permette di visualizzarlo nel caso in cui si desideri apportare le modifiche e quindi inviarlo di nuovo.
In caso contrario, si può semplicemente chiudere il messaggio, che compare nella cartella Bozze in cui è possibile mantenere o eliminarlo.
Queste sono solo alcune delle funzioni per usare Gmail in modo pratico e professionale. Nei prossimi articoli della serie, ne vedremo altri.